Utilizați comenzi cadru pentru a crea acorduri de achiziție cu furnizorii

Comenzile generale sunt acorduri de achiziție pe termen lung între o companie și un furnizor pentru a livra produse în mod repetat cu prețuri predefinite. Utilizarea comenzilor generale este utilă atunci când produsele sunt întotdeauna achiziționate de la același furnizor, dar în cantități diferite la momente diferite.

Prin simplificarea procesului de comandă, comenzile generale nu numai că economisesc timp, ci și bani, deoarece pot fi avantajoase atunci când se negociază prețuri en-gros cu furnizorii.

Vedeți și

Creează cereri de ofertă alternative pentru mai mulți furnizori

Creează o nouă comandă cadru

Pentru a crea comenzi generale, funcția Acorduri de achiziție trebuie mai întâi activată în setările aplicației Achiziții. Pentru a face acest lucru, mergeți la Achiziții ‣ Configurare ‣ Setări, și sub secțiunea Comenzi, bifați caseta de lângă Acorduri de achiziție. Aceasta va activa capacitatea de a crea comenzi generale, precum și solicitări alternative de ofertă (RFQ-uri).

Pentru a crea o comandă cadru, mergeți la Achiziții ‣ Comenzi ‣ Comenzi generale, și faceți clic pe Nou. Aceasta creează (și navighează la) un nou formular de comandă cadru.

Din acest nou formular de comandă cadru, diferite câmpuri și setări pot fi configurate, astfel încât să existe reguli pre-determinate pe care acordul pe termen lung repetat trebuie să le urmeze:

• Reprezentantul de achiziție: este utilizatorul atribuit acestei comenzi generale specifice. În mod implicit, acesta este utilizatorul care a creat acordul; utilizatorul poate fi schimbat direct din meniul derulant de lângă acest câmp.

• Tipul de acord: este tipul de acord de achiziție clasificat ca această comandă cadru. În Odoo, comenzile generale sunt singurul acord oficial de achiziție.

• Furnizor: este furnizorul la care este legat acest acord, fie o singură dată, fie în mod repetat. Furnizorul poate fi selectat direct din meniul derulant de lângă acest câmp.

• Valută: este valuta convenită care va fi utilizată pentru această schimbare. Dacă mai multe valute au fost activate în baza de date, valuta poate fi schimbată din meniul derulant de lângă acest câmp.

• Termenul de acord: este data la care acest acord de achiziție va expira (dacă este necesar). Dacă această comandă cadru nu ar trebui să expire, lăsați acest câmp necompletat.

• Data comenzii: este data la care această comandă cadru ar trebui plasată dacă este creată o nouă ofertă direct din formularul comenzii generale. Dacă este creată o nouă ofertă, această valoare va popula automat câmpul Termenul de comandă pe RFQ (Cererea de ofertă).

• Data livrării: este data de livrare așteptată la care produsele incluseîntr-o RFQ creată direct din formularul comenzii cadru vor trebui să ajungă. Dacă este creată o nouă ofertă, această valoare va popula automat câmpul Sosirea așteptată pe RFQ (Cererea de ofertă).

• Document sursă: este comanda de achiziție sursă (PO) la care această comandă cadru va fi legată. Dacă această comandă cadru nu ar trebui să fie legată de nicio comandă de achiziție (PO) existentă, lăsați acest câmp necompletat.

• Companie: este compania atribuită acestei comenzi generale specifice. În mod implicit, aceasta este compania sub care este listat utilizatorul care creează comanda cadru. Dacă baza de date nu este o bază de date multi-companie, acest câmp nu poate fi schimbat și va fi implicit la singura companie listată în baza de date

Odată ce toate câmpurile relevante au fost completate, faceți clic pe Adăugați o linie pentru a adăuga produse sub coloana Produs. Apoi, schimbați cantitatea fiecărui produs în coloana Cantitate (dacă este necesar), și setați un preț în coloana Preț unitar.

Important

Când adăugați produse la o nouă comandă cadru, prețurile preexistente ale produselor nu vor fi adăugate automat la liniile de produse. Prețurile trebuie atribuite manual schimbând valoarea din coloana Preț unitar la un preț convenit cu furnizorul listat. În caz contrar, prețul va rămâne 0.

Pentru a vizualiza și schimba setările implicite ale acordului de achiziție pentru comenzile generale direct din formularul comenzii generale, faceți clic pe link-ul intern (pictograma săgeată) de lângă câmpul Tipul de acord unde este listat Comandă cadru. Acest lucru navighează la setările comenzii generale

De aici, setările pentru comenzile generale pot fi editate. Sub:guilabel:Tipul de acord secțiune, numele Tipul de acord poate fi schimbat (dacă este necesar), și Tipul de selecție a acordului poate fi schimbat, de asemenea. Există două opțiuni care pot fi activate pentru tipul de selecție:

• Selectați doar o RFQ (exclusiv): când o comandă de achiziție este confirmată, comenzile de achiziție rămase vor fi anulate.

• Selectați mai multe RFQ (non-exclusiv): când o comandă de achiziție este confirmată, comenzile de achiziție rămase nu vor fi anulate. În schimb, sunt permise mai multe comenzi de achiziție.

Sub secțiunea Date pentru noi oferte setările pentru cum liniile de produse și cantitățile vor fi populate pe noile oferte folosind acest acord de achiziție pot fi schimbate lângă câmpurile Linii și Cantități.

Aici sunt două opțiuni care pot fi activate pentru Linii.

• Utilizați liniile de acord: când creați o nouă ofertă, liniile de produse vor fi pre-populate cu aceleași produse listate în comanda cadru, dacă această comandă cadru este aleasă în noua ofertă

• Nu creați automat liniile RFQ: când creați o nouă ofertă și selectați o comandă cadru existentă, setările vor fi transferate la noua ofertă, dar liniile de produse nu se vor popula

Și, există două opțiuni care pot fi activate pentru Cantități.

• Utilizați cantitățile de acord: când creați o nouă ofertă, cantitățile de produs listate în comanda cadru vor fi pre-populate pe liniile de produs, dacă această comandă cadru este aleasă în noua ofertă.

• Setați cantitățile manual: când creați o nouă ofertă și selectați o comandă cadru existentă, liniile de produs vor fi pre-populate, dar toate cantitățile vor fi setate la 0. Cantitățile vor trebui setate manual de către utilizator.

Odată ce modificările dorite au fost făcute (dacă există), faceți clic pe Nou (prin firimiturile de pâine, în partea de sus a paginii) pentru a naviga înapoi la formularul comenzii generale, și faceți clic pe Confirmare pentru a salva acest nou acord de achiziție. Odată confirmat, comanda cadru trece de la Schiță la În desfășurare, ceea ce înseamnă că acest acord poate fi selectat și utilizat atunci când se creează noi RFQs.

Sfat

După crearea și confirmarea unei comenzi generale, produsele, cantitățile și prețurile pot fi încă editate, adăugate și eliminate din acordul de achiziție.

Creează o nouă RFQ din comanda cadru

După confirmarea unei comenzi generale, noi oferte pot fi create direct din formularul comenzii generale care vor folosi regulile setate pe formular și vor pre-popula noua ofertă cu informațiile corecte. În plus, această nouă ofertă va fi automat legată de acest formular de comandă cadru prin intermediul butonului inteligent RFQs/Orders din partea de sus a formularului.

Pentru a crea o nouă ofertă din formularul comenzii generale, faceți clic pe Nouă ofertă. Aceasta creează (și navighează la) o nouă RFQ, care este pre-populată cu informațiile corecte, în funcție de setările configurate pe formularul comenzii generale.

Din noul formular RFQ, faceți clic pe Trimiteți prin e-mail pentru a compune și trimite un e-mail furnizorului listat; faceți clic pe Imprimare RFQ pentru a genera un PDF imprimabil al ofertei; sau, odată pregătit, faceți clic pe Confirmare comandă pentru a confirma comanda de achiziție (PO).

Odată ce PO a fost confirmată, faceți clic înapoi la formularul comenzii generale (prin firimiturile de pâine, în partea de sus a paginii). Din formularul comenzii generale, acum există o RFQ listată în butonul inteligent RFQs/Orders din partea de sus a formularului. Faceți clic pe butonul inteligent RFQs/Orders pentru a vedea comanda de achiziție care tocmai a fost creată.

Creează o nouă comandă cadru dintr-o RFQ

Pentru a crea o nouă RFQ, navigla aplicația Achiziții, și faceți clic pe Nou.

Apoi, adăugați informații la formularul RFQ: adăugaun furnizor din meniul derulant de lângă câmpul Furnizor, și faceți clic pe Adăugați un produs pentru a selecta un produs din meniul derulant din coloana Produs. Apoi, setați cantitatea de achiziție dorită în coloana Cantitate, și schimbați prețul de achiziție în coloana Preț unitar, dacă este necesar.

Clic pe opțiuni suplimentare (două puncte) oferă opțiuni suplimentare de vizibilitate pentru a adăuga la elementul de linie. Repetați acești pași pentru a adăuga cât mai multe opțiuni suplimentare dorite, inclusiv UoM (Unități de măsură) pentru a achiziționa produsele, și data Sosirea așteptată.

Înainte de a confirma noua ofertă și de a crea o comandă de achiziție, faceți clic pe meniul derulant de lângă câmpul Comandă cadru, și tastați un nume nou pentru noua comandă cadru. Acest lucru creează un nou acord de achiziție, și salvează informațiile introduse în câmpurile formularului comenzii de achiziție, precum și informațiile produselor introduse pe liniile de produs.

Din noul formular RFQ, faceți clic pe Trimiteți prin e-mail pentru a compune și trimite un e-mail furnizorului listat; faceți clic pe Imprimare RFQ pentru a genera un PDF imprimabil al ofertei; sau, odată pregătit, faceți clic pe Confirmare comandă pentru a confirma PO.

Notă

Pentru a vedea noul acord de achiziție cadru creat, mergeți la Comenzi ‣ Comenzi generale, și faceți clic pe noua comandă cadru. De aici, setările și regulile pot fi schimbate, dacă este necesar.

Comenzi generale și reînnoirea

Odată ce o comandă cadru este confirmată, o nouă linie de furnizor este adăugată sub fila Achiziție a produselor incluse în BO. Acest lucru face comenzile generale utile cu reînnoirea automată, deoarece informațiile despre Furnizor, Preț, și Acord sunt referite pe linia furnizorului. Aceste informații sunt folosite pentru a determina unde, când, și la ce preț acest produs ar putea fi reînnoit.