Vizitatori¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor refers to any non-employee (e.g., repair person, job candidate, auditor, etc.). Visitor arrivals and departures can be logged for security purposes, ensuring an accurate record of who is on the premises.
Lista de vizitatori¶
Pentru a accesa o listă completă a vizitatorilor înregistrați, navigați la .
Notă
În mod implicit, filtrele Planificat sau înregistrat și Astăzi apar în bara Căutare….
Toți vizitatorii sunt prezentați într-o vizualizare de listă, cu următoarele detalii care au fost introduse la check-in:
Nume: numele oaspetelui.
Companie vizitatoare: compania pe care o reprezintă oaspetele.
Telefon: numărul de telefon al oaspetelui.
Băuturi*: băutura cerută de oaspete.
Gazdă: pe cine așteaptă oaspetele să vadă.
CheckIn: data și ora la care oaspete s-a cazat.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is removed.
Durata: perioada de timp pentru care oaspete a fost înregistrat.
Stație: locația în care s-a înregistrat oaspetele.
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Cancelled.
E-mail*: adresa de e-mail a oaspetelui.
Company*: the company the guest is there to visit. This field is only available if in a multi-company database.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (adjust settings) icon in the top-right corner of the list.
În extrema dreaptă a coloanelor cu titlu de pe pagina Vizitatori, există o coloană fără titlu, în care starea unui oaspete poate fi actualizată.
Când un oaspete pleacă, faceți clic pe butonul disponibil Check out pentru a actualiza înregistrarea oaspetelui și înregistrați data și ora la care a plecat.
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using a Frontdesk kiosk, they can be checked in from this list, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
Pe lângă coloana de stare fără titlu, apare un buton Băutură servită, dar numai dacă acel vizitator a cerut o băutură.
Când băutura lor a fost servită, faceți clic pe butonul Drink Served pentru a indica că băutura a fost livrată oaspetelui. Odată apăsat, acel buton dispare.
On the far-right of the line, a Print Badge button appears for planned visitors only. Click this button to download a PDF file of the visitor’s badge. The badge displays the date and time the visitor checked in, the visitor’s name and company, who they are visiting, and the logo of the company they are visiting.
Notă
The PDF badge can be printed onto adhesive labels for the visitor to wear, or onto paper that can be placed into a plastic badge holder.
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (adjust settings) icon, located at the end of the top line. Doing so, reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
Vizitatori planificați¶
When guests are expected, such as job candidates, government officials, or new suppliers, it can be helpful to enter the visitor information in advance. When the visitors arrive, they can utilize the Quick Check In option on the kiosk, rather than entering all their information manually upon arrival.
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
Pentru a crea un oaspete planificat, navigați la și faceți clic pe Nou. Apoi, introduceți aceleași informații ca orice alt visitor în formularul de invitat care apare. Singurele câmpuri obligatorii sunt Numele ale vizitatorului și Stația la care se așteaptă să ajungă.
Important
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they are checked in separately from their planned visitor entry, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
Statutul Planificat al unui oaspete planificat numai se schimbă în Înregistrat atunci când sunt înregistrați în lista de Vizitatori a aplicației.
Dacă un oaspete se înregistrează folosind un chioșc, asigurați-vă că toate înregistrările sunt actualizate și că lista oaspeților care se află în prezent la fața locului este corectă. Asigurați-vă că ați verificat și/sau verificați intrările corecte, astfel încât lista de vizitatori să reflecte corect cine se află în prezent în sediu.
Asigurați-vă că oaspeții planificați sunt informați că ar trebui nu să se înregistreze folosind chioșcul dacă sunt listați în avans ca oaspeți planificați.
Fluxul de vizitatori¶
Înregistrarea vizitatorilor¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
Odată ce toate informațiile sunt introduse, vizitatorul atinge butonul Check In.
Notă
În orice moment al procesului de check-in, dacă trec zece secunde fără nicio selecție, chioșcul revine la ecranul principal de întâmpinare.
Planned visitor check in¶
When a planned visitor arrives at a facility, they first approach a Frontdesk kiosk. If there are planned visitors for that day, a Quick Check In panel appears on the right-side of the kiosk, asking Are you one of these people? Beneath the question is a list of all visitors schedule to arrive that day.
Click on the corresponding name in the list to check-in.
Băuturi¶
Dacă băuturile au fost configurate pentru stație, după ce atingeți Check In, se încarcă un ecran de confirmare a înregistrării, împreună cu întrebarea: Vrei ceva de băut?
Vizitatorul poate atinge fie Da, vă rog, fie Nu, mulțumesc.
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the preconfigured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
Dacă s-a făcut o selecție de băuturi, un Vă mulțumim pentru înregistrare! Băutura dvs. este pe drum. apare mesajul.
Notificări¶
Odată ce vizitatorul s-a înregistrat, persoana pe care o vizitează și toți ceilalți utilizatori care au fost configurați pentru a fi notificați atunci când au loc înregistrări la chioșc, sunt notificați. Notificarea este fie prin e-mail, mesaj SMS, un chat Discuți sau orice combinație a acestor trei opțiuni.
If the visitor requested a drink, the users configured as the People to Notify on the drink form are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
Odată ce băutura a fost livrată oaspetelui, persoana care a livrat băutura este responsabilă pentru marcarea băuturii ca fiind livrată.
Pentru a marca o băutură ca fiind livrată, navigați la și alegeți cardul de post dorit care afișează (#) Drinks to serve.
Aceasta deschide o listă cu toți vizitatorii înregistrați la acea stație și care așteaptă o băutură. Faceți clic pe butonul Drink Served de la sfârșitul rândului pentru vizitatorul care a fost servit. Odată ce sunt marcați ca având băutura servită, vizitatorul dispare din listă.
Check out¶
Odată ce vizitatorul și-a încheiat afacerea și a părăsit sediul, este important să le verificați pentru păstrarea corectă a evidențelor.
Pentru a verifica vizitatorii în mod corespunzător, navigați la și alegeți cardul de post dorit care afișează (#) Drinks to serve. Procedând astfel, se deschide o listă cu toți vizitatorii care sunt înregistrați în prezent la acea stație.
Faceți clic pe butonul Check out lângă sfârșitul rândului pentru vizitatorul care a plecat. Odată ce sunt marcate ca înregistrate, vizitatorul dispare din listă.
Important
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Aveți întotdeauna o listă exactă a celor care se află la sediu la un moment dat. Acest lucru este important din motive de securitate și în caz de urgență.