Spesen buchen

Sobald eine Spesenabrechnung genehmigt wurde, wird sie im nächsten Schritt im richtigen Buchhaltungsjournal gebucht.

Wichtig

Um Spesenabrechnungen in einem Buchhaltungsjournal zu buchen, muss der Benutzer über folgende Zugriffsrechte verfügen:

• Buchhaltung: Buchhalter oder Berater

• Spesenabrechnung: Manager

Nur Spesenabrechnungen mit dem Status Genehmigt können in einem Journal verbucht werden. Um alle Spesenabrechnungen anzuzeigen, navigieren Sie zur Spesenabrechnungsapp ‣ Spesenabrechnungen. Um nur die genehmigten und zu buchenden Spesenabrechnungen anzuzeigen, passen Sie die Filter auf der linken Seite so an, dass nur der Status Genehmigt aktiviert ist.

Bemerkung

Das Standarddashboard Alle Abrechnungen zeigt alle Spesenabrechnungen an, außer Abrechnungen mit dem Status Abgelehnt.

Expense reports can be posted to accounting journals in two ways: individually or in bulk.

Einzelne Spesenabrechnungen buchen.

Um eine einzelne Abrechnung zu buchen, navigieren Sie zu Spesenabrechnungsapp ‣ Spesenabrechnungen und klicken Sie auf eine einzelne Abrechnung mit dem Status Genehmigt, um das Berichtsformular anzuzeigen. In dieser Ansicht werden mehrere Optionen angezeigt: Journalposten buchen, In nächster Gehaltsabrechnung verrechnen, Ablehnen oder Auf Entwurf zurücksetzen.

Klicken Sie auf Journalposten buchen, um die Abrechnung zu zu buchen.

Das Buchhaltungsjournal, in dem die Ausgaben verbucht werden, ist im Feld Journal der Spesenabrechnung aufgeführt.

Nachdem Sie die Ausgaben in ein Buchhaltungsjournal gebucht haben, erscheint am oberen Bildschirmrand eine intelligente Schaltfläche Journalbuchung. Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Journalbuchung und die Details für die Journalbuchung erscheinen mit dem Status Gebucht.

Mehrere Abrechnungen buchen

Um mehrere Spesenabrechnungen auf einmal zu buchen, navigieren Sie zunächst zu Spesenabrechnung ‣ Spesenabrechnungen, um eine Liste der Spesenabrechnungen anzuzeigen. Wählen Sie dann die zu genehmigenden Berichte aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem zu genehmigenden Bericht ankreuzen.

Bemerkung

Nur Spesenabrechnungen mit dem Status Genehmigt können in einem Buchhaltungsjournal verbucht werden. Wenn eine Spesenabrechnung ausgewählt wurde, die nicht gebucht werden kann, wie z. B. eine nicht genehmigte Ausgabe, oder wenn die Abrechnung bereits in einem Journal verbucht wurde, ist die Schaltfläche Posten buchen nicht sichtbar.

Tipp

Um nur genehmigte Spesenabrechnungen auszuwählen, passen Sie die Filter auf der linken Seite so an, dass nur das Kontrollkästchen Genehmigt angekreuzt ist. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben dem Spaltentitel Mitarbeiter, um alle Genehmigten Abrechnungen in der Liste auf einmal auszuwählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Posten buchen.