Year-end closing

Year-end closing is vital for maintaining financial accuracy, complying with regulations, making informed decisions, and ensuring transparency in reporting.

Năm tài chính

By default, the fiscal year is set to last 12 months and end on December 31st. However, its duration and end date can vary due to cultural, administrative, and economic considerations.

To modify these values, go to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings. Under the Fiscal Periods section, change the Last Day field if necessary.

If the period lasts more than or less than 12 months, enable Fiscal Years and Save. Go back to the Fiscal Periods section and click ➜ Fiscal Years. From there, click Create, give it a Name, and both a Start Date and End Date.

Ghi chú

Once the set fiscal period is over, Odoo automatically reverts to the default periodicity, taking into account the value specified in the Last Day field.

Year-end checklist

Before closure

Before closing a fiscal year, ensure first everything is accurate and up-to-date:

Closing a fiscal year

Then, to close the fiscal year:

  • Run a tax report, and verify that all tax information is correct.

  • Reconcile all accounts on the balance sheet:

    • Update the bank balances in Odoo according to the actual balances found on the bank statements.

    • Reconcile all transactions in the cash and bank accounts by running the aged receivables and aged payables reports.

    • Audit all accounts, being sure to fully understand all transactions and their nature, making sure to include loans and fixed assets.

    • Optionally, match payments to validate any open vendor bills and customer invoices with their payments. While this step is optional, it could assist the year-end closing process if all outstanding payments and invoices are reconciled, potentially finding errors or mistakes in the system.

Next, the accountant likely verifies balance sheet items and book entries for:

  • year-end manual adjustments,

  • work in progress,

  • depreciation journal entries,

  • loans,

  • tax adjustments,

  • ...

If the accountant is going through the year-end audit, they may want to have paper copies of all balance sheet items (such as loans, bank accounts, prepayments, sales tax statements, etc.) to compare these with the balances in Odoo.

Mẹo

Trong quá trình này, bạn nên đặt Ngày khóa sổ bút toán vào ngày cuối cùng (bao gồm cả ngày này) của năm tài chính trước đó bằng cách vào Kế toán ‣ Kế toán ‣ Ngày khóa sổ. Cách này giúp kế toán viên yên tâm rằng không ai có thể thay đổi các giao dịch trong khi kiểm tra sổ sách. Các người dùng thuộc nhóm truy cập kế toán viên vẫn có thể tạo và chỉnh sửa bút toán.

Current year's earnings

Odoo uses a unique account type called current year's earnings to display the amount difference between the income and expenses accounts.

Ghi chú

The chart of accounts can only contain one account of this type. By default, it is a 999999 account named Undistributed Profits/Losses.

Để phân bổ lợi nhuận năm hiện tại, tạo một bút toán hỗn hợp để hạch toán vào bất kỳ tài khoản vốn chủ sở hữu nào. Sau khi hoàn tất, kiểm tra xem lợi nhuận năm hiện tại trên bảng cân đối kế toán có hiển thị số dư bằng 0 chính xác hay không. Nếu đúng như vậy, thiết lập Ngày khóa sổ cho mọi người dùng vào ngày cuối cùng của năm tài chính bằng cách vào Kế toán ‣ Kế toán ‣ Ngày khóa sổ.

Mẹo

Install the Irreversible Lock Date (account_lock) module to make the All Users Lock Date irreversible once set.

Ghi chú

Một bút toán kết chuyển cuối năm cụ thể là tùy chọn để đóng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các báo cáo được tạo theo thời gian thực, có nghĩa là báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ phản ánh chính xác ngày kết thúc năm tài chính được chỉ định trong Odoo. Do đó, bất cứ khi nào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được tạo, ngày bắt đầu sẽ tương ứng với ngày đầu của năm tài chính, và số dư của tất cả các tài khoản nên bằng không.