Spesen weiterberechnen¶
Wenn Ausgaben für Kundenprojekte verfolgt werden, können sie dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt werden. Dies können Sie tun, indem Sie eine Ausgabe erstellen, auf den Verkaufsauftrag verweisen, dem die Ausgabe hinzugefügt werden soll, und die Spesenabrechnung erstellen.
Anschließend können Manager die Spesenabrechnung genehmigen, bevor die Buchhaltungsabteilung bucht die Journalbuchungen buchen.
Sobald die Spesenabrechnung in einem Journal verbucht ist, erscheinen die Spesen auf dem referenzierten Verkaufsauftrag. Der Verkaufsauftrag kann dann abgerechnet werden, sodass dem Kunden der Aufwand in Rechnung gestellt wird.
Wichtig
Nur Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können Spesen genehmigen, buchen und weiterberechnen.
Siehe auch
Dieses Dokument enthält untergeordnete Anweisungen für die Erstellung, Einreichung, Genehmigung und Buchung von Ausgaben. Ausführliche Anleitungen für jeden dieser Schritte finden Sie in der folgenden Dokumentation:
Einrichtung¶
Legen Sie zunächst die Abrechnungspolitik für jede Spesenkategorie fest. Navigieren Sie zur . Klicken Sie auf die Spesenkategorie, um das Formular für die Spesenkategorie anzuzeigen. Klicken Sie unter dem Abschnitt RECHNUNGSSTELLUNG auf die Radio-Schaltfläche neben der gewünschten Auswahl für Kosten weiterberechnen.
Nein: Die Spesenkategorie wird nicht weiterberechnet.
Nach Aufwand: Die Spesenkategorie fakturiert Ausgaben zu den im Formular der Spesenkategorie festgelegten Kosten.
Verkaufspreis: Die Spesenkategorie fakturiert zu dem auf dem Spesenformular festgelegten Verkaufspreis.
Eine Ausgabe erstellen¶
Bei der Erstellung einer neuen Ausgabe müssen Sie zunächst die richtigen Informationen eingeben, um einem Kunden eine neue Rechnung ausstellen zu können. Wählen Sie im Feld An Kunden weiterberechnen den Verkaufsauftrag aus, dem die Ausgabe hinzugefügt werden soll.
Wählen Sie dann die Kostenverteilung aus, auf die die Ausgabe gebucht werden soll. Falls nötig, können mehrere Kostenstellen ausgewählt werden.
Um eine weitere Kostenverteilung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Zeile, um das Pop-over-Fenster Kostenrechnung zu öffnen. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen und wählen Sie dann die gewünschte Kostenverteilung aus dem Drop-down-Feld aus. Wenn Sie mehr als eine Kostenverteilung auswählen, müssen die Felder Prozentsatz geändert werden. Standardmäßig sind beide Felder mit 100 % ausgefüllt. Passen Sie die Prozentsätze für alle Felder an, sodass die Summe aller ausgewählten Konten gleich 100 % ist.
Example
Ein Malerbetrieb erklärt sich bereit, ein Bürogebäude zu streichen, in dem zwei verschiedene Unternehmen untergebracht sind. Während des Kostenvoranschlags findet ein Treffen in den Büroräumen statt, um das Projekt zu besprechen.
Beide Unternehmen erklären sich bereit, die Reisekosten für die Mitarbeiter des Malerbetriebs zu übernehmen. Bei der Erstellung der Ausgaben für Kilometergeld und Hotels werden beide Unternehmen in der Zeile Kostenverteilung mit jeweils 50 % aufgeführt.
Eine Spesenabrechnung erstellen¶
Nachdem die Ausgaben erstellt wurden, muss die Spesenabrechnung auf die gleiche Weise wie alle anderen Spesen erstellt und eingereicht werden.
Sobald die Spesenabrechnung eingereicht ist, erscheint oben in der Mitte der Spesenabrechnung und jedes einzelnen Speseneintrags, der neu fakturiert wird, eine intelligente Schaltfläche Verkaufsaufträges.
Wichtig
Die Auswahl des richtigen Verkaufsauftrags im Feld An Kunden weiterberechnen ist entscheidend, da dies dazu führt, dass die Ausgaben automatisch in Rechnung gestellt werden, nachdem eine Spesenabrechnung genehmigt wurde.
Das Feld An Kunden weiterberechnen kann nur bis zur Genehmigung einer Spesenabrechnung geändert werden, danach kann das Feld nicht mehr geändert werden. Nachdem eine Spesenabrechnung genehmigt wurde, kann das Feld An Kunden weiterberechnen nicht mehr geändert werden.
Ausgaben genehmigen und buchen¶
Stellen Sie vor der Genehmigung einer Spesenabrechnung sicher, dass der Abschnitt Kostenverteilung für jede Ausgabenzeile ausgefüllt ist.
Wenn eine Kostenverteilung fehlt, weisen Sie die richtigen Kostenstellen aus dem Drop-down-Menü zu und klicken Sie dann auf Genehmigen.
Bemerkung
Die Schaltfläche Genehmigen erscheinen erst, nachdem eine Spesenabrechnung eingereicht wurde.
Die Buchhaltungsabteilung ist in der Regel für die Buchung von Journalposten zuständig. Um Ausgaben in einem Buchhaltungsjournal zu buchen, klicken Sie auf Journalposten buchen. Sobald eine Spesenabrechnung genehmigt ist, kann sie gebucht werden.
Der Verkaufsauftrag wird nur aktualisiert, nachdem die Journalposten gebucht wurden. Sobald die Journalposten gebucht sind, erscheinen die Ausgaben auf dem referenzierten Verkaufsauftrag.
Auslagen in Rechnung stellen¶
Nachdem die Spesenabrechnung genehmigt und die Journalbcuhungen gebucht wurden, wird der Verkaufsauftrag aktualisiert, und dem Kunden kann eine Rechnung gestellt werden.
Wählen Sie die Spesenabrechnung aus und klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Verkaufsaufträge, um den Verkaufsauftrag zu öffnen. Die neu abzurechnenden Ausgaben befinden sich jetzt auf dem Verkaufsauftrag.
Bemerkung
In einer Spesenabrechnung kann auf mehr als ein Verkaufsauftrag verwiesen werden. Wenn mehr als ein Verkaufsauftrag referenziert wird, werden durch Klick auf die intelligente Schaltfläche Verkaufsaufträge die Anzahl der mit der Spesenabrechnung verbundenen Verkaufsaufträge aufgelistet. Klicken Sie auf einen Verkaufsauftrag, um die Details des einzelnen Verkaufsauftrags zu öffnen.
Die Ausgaben werden im Reiter Auftragspositionen des Verkaufsauftrags aufgelistet.
Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen und ein Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen erscheint. Wählen Sie aus, ob es sich bei der Rechnung um eine Reguläre Rechnung, eine Anzahlung (Prozent) oder eine Anzahlung (fester Betrag) handelt. Klicken Sie dann auf Entwurfsrechnung erstellen. Dadurch wird eine Entwurfsrechnung für den Kunden erstellt. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen und dem Kunden die Ausgaben in Rechnung zu stellen.