Empfang

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a preconfigured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, or locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Konfiguration

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Schalter

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Um einen Schalter zu erstellen, gehen Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Schalter, und klicken Sie auf Neu, um ein leeres Empfangsformular zu öffnen.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Verantwortliche: Wählen Sie die Person (oder Personen) aus, die benachrichtigt werden, wenn ein Besucher sich über einen bestimmten Schalter anmeldet. Es können mehrere Personen angegeben werden. Dieses Feld muss ebenfalls ausgefüllt sein, um einen Schalter zu erstellen.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (Save manually) icon located at the top of the form.

    Nach der Speicherung wird im Feld Kiosk-URL eine URL generiert. Diese URL ist eine Art, um auf das Empfangskiosk zuzugreifen.

    Um auf das Kiosk zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren am Ende der URL und navigieren Sie zu dieser URL in einem Webbrowser. Diese URL öffnet eine spezifische Empfangsanmeldeseite.

    Tipp

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a ‚+‘ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

    Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    Das für das Bahnhofsfoto ausgewählte Bild erscheint als Hintergrundbild für den Schalterkiosk.

Reiter „Optionen“

  • Gastgeberauswahl: Wenn der Besucher an einem Meeting teilnimmt, kann er mit dieser Option den Gastgeber des Meetings aus einer Liste auswählen und diesen benachrichtigen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden zusätzliche Felder angezeigt, wie unten beschrieben.

  • Gast authentifizieren: Wenn bei der Anmeldung eines Gastes zusätzliche Informationen erforderlich sind, aktivieren Sie diese Option und wählen Sie aus, welche der folgenden Angaben erforderlich sind:

    • E-Mail: Wählen Sie aus, ob die E-Mail-Adresse des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

    • Telefon: Wählen Sie aus, ob die Telefonnummer des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

    • Organisation: Wählen Sie aus, ob die Organisation des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

  • Designmotiv: Wählen Sie den Farbmodus für den Kiosk. Wählen Sie entweder Hell oder Dunkel. Die Auswahl Hell zeigt einen hellgrauen Hintergrund auf dem Kiosk, während die Auswahl Dunkel einen dunkelgrauen und schwarzen Hintergrund zeigt.

  • Selbstanmeldung: Aktivieren Sie diese Option, um einen QR-Code für die Anmeldung am Kiosk anzuzeigen. Der QR-Code ermöglicht es den Gästen, mit ihrem mobilen Gerät einzuchecken, anstatt den Kiosk zu benutzen. Diese Option wird für einen stark genutzten Kiosk empfohlen, an dem mehrere Gäste gleichzeitig einchecken.

  • Getränke anbieten: Aktivieren Sie diese Option, um Gästen bei der Anmeldung ein Getränk anzubieten. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie über den Link Getränke konfigurieren, der erscheint, wenn die Option aktiviert ist, die angebotenen Getränke konfigurieren. Sobald alle Getränkeoptionen konfiguriert sind, wählen Sie jedes Getränk, das angeboten werden soll, über das Dropdown-Menü aus.

Bemerkung

Folgende Optionen werden im Reiter Optionen angezeigt, wenn die Option if the Gastgeberauswahl aktiviert ist.

  • Per E-Mail benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, um der Person, die der Gast besucht, bei der Anmeldung eine E-Mail zu schicken. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint darunter ein Feld E-Mail-Vorlage, in dem die Standardvorlage E-Mail-Vorlage für Empfang ausgewählt ist.

    Um die Standard-E-Mail-Vorlage zu ändern, klicken Sie im Feld E-Mail-Vorlage auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere E-Mail-Vorlage aus.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Per SMS benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, um der Person, die der Gast besucht, bei der Anmeldung eine SMS zu schicken. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint darunter ein Feld SMS-Vorlage, in dem die Standardvorlage SMS-Vorlage für Empfang ausgewählt ist.

    Um die Standard-SMS-Vorlage zu ändern, klicken Sie im Feld SMS-Vorlage auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere SMS-Vorlage aus.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Bemerkung

Dialog wird bei der Erstellung einer Odoo-Datenbank standardmäßig installiert und zählt nicht zur Abrechnung. Solange die Dialogapp nicht absichtlich deinstalliert wird, funktioniert die Option Über Dialog benachrichtigen.

Example

Das Standardnachrichtenformat für die Option Über Dialog benachtrichtigen lautet: (Empfangsschalter) Anmeldung: (Name des Gastes) (Telefonnummer des Gastes) (Organisation) zum Meeting mit (Name des Mitarbeiters).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Ein Empfangsformular mit den ausgefüllten Informationen.

Reiter „Randnotiz“

Geben Sie einen beliebigen Text ein, der nach der Anmeldung eines Gastes auf dem Schalterkiosk erscheinen soll, z. B. eine Begrüßung oder notwendige Anweisungen. Der Text erscheint auf der Bestätigungsseite auf der rechten Seite des Bildschirms, nachdem ein Gast den Anmeldeprozess abgeschlossen hat.

Getränke

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired.

Bemerkung

This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Um einen eine Getränkoption hinzuzufügen, gehen Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Getänke, und klicken Sie auf Neu. Dadruch wir ein leeres, zu konfigurierendes Getränkeformular geöffnet.

Füllen Sie die folgenden Informationen auf dem Getränke-Formular aus:

  • Name des Getränks: Geben Sie den Namen des Getränk in das Feld ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

  • Zu benachrichtigende Personen: Verwenden Sie das Dropdown-Menü in diesem Feld, um auszuwählen, wer benachrichtigt werden soll, wenn das Getränk ausgewählt wird. Es können mehrere Personen in diesem Feld angegeben werden. Es ist ein Pflichtfeld.

  • Sequenz: Geben Sie in diesem Feld einen Zahlenwert ein, um anzugeben, an welcher Stelle in der Liste der Getränkeoptionen diese bestimmte Option erscheint. Je niedriger die Zahl, desto weiter oben in der Liste erscheint das Getränk. Wenn Sie z. B. die Nummer eins eingeben, steht das Getränk ganz oben auf der Liste und erscheint als erstes in der Reihenfolge.

Tipp

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ‚+‘ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Das ausgewählte Bild erscheint nun im Bildfeld und wird als Bild für das Getränk eingestellt.

Ein Getränke-Formular mit den ausgefüllten Informationen für einen Espresso.

Schalterdashboard

Tipp

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ‚+‘ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Das ausgewählte Bild erscheint nun im Bildfeld und wird als Bild für das Getränk eingestellt.

Kiosk-Einrichtung

Richten Sie jeden Kiosk für die Nutzung ein, nachdem Sie die verschiedenen Schalter konfiguriert haben. Es wird empfohlen, für jeden Frontdesk-Empfangskiosk ein eigenes Gerät zu verwenden, z. B. ein Tablet.

Navigieren Sie auf eine von zwei Arten zum Kiosk:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Navigieren Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Schalter, und klicken Sie auf den gewünschten Schalter. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Kopieren am Ende der Zeile Kiosk-URL, und fügen Sie die URL in einen neuen Browserreiter oder ein neues Fenster ein.

Wichtig

Once a frontdesk kiosk is accessed, either with the Open Desk button or the Kiosk URL, the user is automatically signed out of the database on that specific device.

This is a security measure designed to prevent unauthorized access to the database.

Berichtswesen

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Um auf einen dieser Berichte zuzugreifen, navigieren Sie zu Empfang ‣ Berichtswesen, um ein Dropdown-Menü mit den Optionen Besucher und Getränke zu öffnen.

Der Bericht Besucher zeigt die Anzahl der Besucher nach Monat für das aktuelle Jahr an. Der Bericht Getränke zeigt, wie viele Bestellungen insgesamt für jedes Getränk gestellt wurden.

Wie bei allen Berichten in Odoo können die Filter und Gruppen geändert werden, um auch andere Metriken anzuzeigen.

Siehe auch